Regulamento sobre a Denúncia de Irregularidades
Introdução
Este documento estabelece (e consolida) o Regulamento de Proteção que abriga/aplica-se aos denunciantes que obtiveram informações sobre violações em um contexto profissional, sejam eles colaboradores, clientes, fornecedores ou órgãos de gestão. Este documento aplica um conjunto de regras que garantem a proteção efetiva dos denunciantes em relação a atos e áreas de intervenção. Determina medidas de proteção, bem como normas e procedimentos internos para o recebimento e tratamento de denúncias de irregularidades, de acordo com as disposições legais aplicáveis, assim como as regras, princípios e valores da CodeWin.
Condições para Integração no Canal de Denúncias
Os denunciantes beneficiam da proteção prevista no Regulamento, desde que:
- O denunciante tenha agido de boa fé.
- Tenha motivos razoáveis para acreditar que as informações sobre a violação relatada são verdadeiras no momento em que foram transmitidas e que estão dentro do âmbito de aplicação.
- Pessoas que reportaram anonimamente ou divulgaram publicamente informações sobre violações, mas que foram posteriormente identificadas e retaliadas,
Âmbito Pessoal de Aplicação
O Canal de Denúncias aplica-se e protege:
- Empregados
- Clientes
- Fornecedores
- Órgãos de gestão ou acionistas
- Órgãos de gestão ou de supervisão
- Quaisquer pessoas que trabalhem sob a supervisão e direção dos contratantes, subcontratantes e fornecedores da CodeWin
- Denunciantes nos casos em que comuniquem ou divulguem publicamente informações sobre infrações obtidas numa relação laboral que entretanto tenha terminado.
A proteção conferida por esta lei é estendida, mutatis mutandis, a:
- Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cuja assistência deva ser confidencial (Facilitadores)
- Terceiros que estejam ligados ao denunciante (colega de trabalho, familiar que possa ser sujeito a retaliação num contexto profissional, etc.)
- Pessoas coletivas ou entidades semelhantes que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja, de qualquer forma, ligado num contexto
Objetivos do Canal de Denúncias
Consideram-se irregularidades abrangidas por este Regulamento os atos nas seguintes áreas:
- Contratação Pública
- Serviços, Produtos e Mercados Financeiros e a Prevenção do Branqueamento de Capitais e do Financiamento do Terrorismo
- Segurança e conformidade dos produtos
- Segurança dos transportes
- Proteção do ambiente
- Danos ao ambiente
- Proteção contra radiações e segurança nuclear
- Segurança alimentar e dos alimentos para animais, saúde e bem-estar animal
- Saúde pública
- Proteção do consumidor
- Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança das redes e dos sistemas de informação
- Violações dos interesses financeiros da União Europeia
- Infrações relacionadas com o mercado interno, incluindo regras de concorrência e auxílios estatais, bem como regras de fiscalidade societária
- Criminalidade violenta, em especial violenta e altamente organizada, bem como criminalidade organizada, económica e financeira (por exemplo, corrupção ativa e passiva)
- Violação de regras ou políticas internas
Modo de Comunicação
Este Regulamento baseia-se num regime de denúncia voluntária, cujo sistema para receber, processar e tratar as denúncias opera através de canais de comunicação dedicados a esse propósito. Promove a integridade total e a confidencialidade da identidade, ou anonimato, dos denunciantes, além de garantir a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, assegurando a prevenção do acesso por pessoas não autorizadas.
A apresentação de queixas pode ser feita de forma anónima (neste caso, o anonimato deve ser solicitado pelo denunciante no momento da solicitação) ou mantendo a confidencialidade da identidade do denunciante pelo pessoal autorizado a tratar da queixa. Em qualquer caso, a denúncia pode ser submetida por escrito e/ou verbalmente.
Em qualquer situação, a queixa escrita (no caso de denúncia por escrito) e/ou o pedido de contacto para denúncia (no caso de uma queixa verbal) deve ser enviado para o seguinte e-mail:
Processamento da Comunicação
Nos termos definidos por este Regulamento, todos os relatos de irregularidades são tratados como informações confidenciais, e o canal de denúncias conta com pessoas designadas (que estão sujeitas a cláusulas de imparcialidade) responsáveis por receber a queixa e manter comunicação com o denunciante, se necessário. Essas pessoas podem solicitar mais informações e fornecer feedback ao denunciante sobre o relato, comprometendo-se também a fornecer essas informações dentro de um prazo razoável.
Pessoal Autorizado para Processamento
Dada a criticidade da informação, o Canal de Denúncias adota o princípio da necessidade de saber, restringindo e diferenciando entre: o conhecimento da queixa e a identidade do denunciante. Apenas o pessoal autorizado responsável pelo tratamento da denúncia pode ter acesso à identidade do denunciante.
Há uma pessoa responsável pela conformidade regulamentar que exerce as suas funções de forma independente, permanente e com autonomia na tomada de decisões, dispondo das informações internas e dos recursos humanos e técnicos necessários para o adequado desempenho da sua função. Nos termos da legislação em vigor, esta pessoa responsável pela conformidade regulamentar é transversal entre as empresas do grupo MoOngy S.A.
Para preservar a integridade e limitar a informação, mantendo maior independência na operação do canal, a identidade do Responsável pela Conformidade, que zela pela manutenção, preservação e integridade do canal, será mantida em anonimato para o grupo. Apenas será comunicado que essa função será assegurada por pessoal específico destacado exclusivamente para o canal, sendo os elementos treinados no Canal de Denúncias parte da DPG.
O Responsável pela Conformidade, assim como o Pessoal Autorizado, está sujeito a um NDA específico relativo ao Canal de Denúncias, de forma a salvaguardar qualquer queixa sob um estrito dever de confidencialidade.
Processo de Investigação
A comunicação/queixa será enviada internamente à pessoa responsável pelo canal de denúncias. Cabe a essa pessoa determinar se o relato de irregularidade contém fundamentos mínimos para iniciar um procedimento de investigação. O recebimento de uma comunicação/queixa dará sempre origem a um procedimento de investigação, salvo se for manifestamente constatado que é infundado.
O pessoal autorizado que estará encarregado do processo de investigação promoverá a implementação de medidas adequadas para proteger as informações e dados contidos nas comunicações e respectivos registos, assim como promoverá as ações necessárias para a confirmação inicial dos fundamentos.
A CodeWin compromete-se a informar o autor do relato, dentro de um prazo razoável (não superior a três meses após a notificação enviada ao denunciante), sobre as medidas planeadas ou tomadas para dar seguimento ao relato e as razões que justificam a escolha desse seguimento, bem como as conclusões da investigação realizada.
O processo de investigação termina com a documentação dos resultados, fundamentos e conclusões, além da formulação de recomendações e medidas adequadas à situação. Caso a queixa seja considerada infundada (por escassez ou invalidade), esta será arquivada.
Medidas de Proteção
Proibição de Retaliação
A Queixa não pode implicar, de nenhuma forma, qualquer ato de retaliação (incluindo ameaças ou tentativas), ou omissão que, direta ou indiretamente, ocorrendo num contexto profissional e motivada por uma queixa, cause ou possa causar ao denunciante ou aos facilitadores da queixa, de forma injustificada, danos materiais ou não materiais, como assédio, intimação ou discriminação. A CodeWin deve assegurar que isso não ocorra.
A pessoa que cometer um ato de retaliação deve compensar o denunciante pelos danos causados. O denunciante poderá solicitar as medidas adequadas, conforme as circunstâncias do caso, a fim de evitar a ocorrência ou a ampliação dos danos. A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após o relato ou divulgação pública presume-se abusiva. Todos aqueles listados na seção "âmbito pessoal" estão cobertos por esta proteção.
Exceção devido à Necessidade de Compartilhamento
Se, por qualquer motivo, a identidade do denunciante precisar ser fornecida a qualquer outra parte durante o processo de investigação, será enviado ao denunciante um pedido de consentimento, incluindo a razão pela qual se considera uma obrigação necessária e proporcional conhecer a identidade do denunciante. Esse consentimento deve ser dado pelo próprio denunciante, permitindo (ou não) de livre vontade o compartilhamento de sua identidade, na medida em que essa informação seja considerada essencial para a investigação, visando salvaguardar os direitos de defesa da pessoa em questão.
É importante ressaltar que esse pedido de consentimento será solicitado ao denunciante de forma individual, ou seja, um pedido para cada pessoa específica à qual o compartilhamento da identidade é considerado essencial.
Nos termos da legislação relativa ao Canal de Denúncias, a situação em que tal divulgação da identidade compromete investigações ou processos legais em um contexto de investigação por autoridades nacionais é estabelecida como uma exceção, sendo que, nessa situação específica, o consentimento é dispensado.
Medidas de Apoio
O Denunciante tem direito, em termos gerais, à proteção legal e pode beneficiar de medidas para a proteção de testemunhas em processos criminais. É responsabilidade da CodeWin reconhecer o status do Denunciante através de certificação.
Dados pessoais
Deve-se notar que a confidencialidade da identidade do denunciante também se aplica à identidade das pessoas listadas no "âmbito pessoal". As informações coletadas através do canal de denúncias serão usadas exclusivamente para os fins ali estabelecidos. Para esses fins, será garantida a máxima proteção estabelecida nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados para o tratamento de cada queixa e, especialmente, da identidade do Denunciante. Em particular, o Princípio da Minimização de Dados garantirá que o pessoal autorizado tenha acesso à quantidade mínima de informações necessárias sobre a identidade e os dados do Denunciante. Sem especificar, os outros princípios (como limitação do tratamento, responsabilidade, etc.) e práticas do RGPD serão aplicados para garantir a proteção dos dados do denunciante.
Irretratabilidade de Direitos
Para garantir a integridade e frustrar quaisquer impedimentos ou pressões de terceiros em relação ao denunciante e outras pessoas listadas abrangidas pela proteção, o Direito às Medidas de Proteção mencionadas é totalmente irrenunciável, e não pode ser renunciado ou limitado por quaisquer acordos, políticas, formulários ou condições. As disposições contratuais que limitam ou impedem a apresentação ou o acompanhamento de queixas ou a divulgação pública de infrações ao abrigo desta lei são nulas e sem efeito.
Captura da Queixa
Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de captar (com o consentimento e a escolha da pessoa que está a denunciar, o modo de gravação, seja em formato escrito - relatórios, atas - ou verbalmente - na forma de captura de áudio ou outras formas multimédia).
Produção e Disseminação de Informação Confiável
As informações relacionadas à denúncia são mantidas por um ano, a fim de serem integradas (mantendo a máxima confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e as operações do canal de denúncias, além de orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a alocação dos meios disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema. Isso permitirá uma compreensão global e o mais próxima possível dos contornos desses crimes e da eficácia de sua investigação, além de examinar o tempo de resposta geral do canal de denúncias.
O Regulamento de Denúncias de Irregularidades é revisado anualmente após um relatório anual sobre a implementação e operação do Canal de Denúncias e é totalmente apoiado pela nossa gestão.
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